“以前辦理物資結(jié)算得跑好幾個地方,全部辦完要用將近兩周時間,費時又費力。自從有了‘川電e物資’APP和財務(wù)機器人,兩天就結(jié)算完了,幫我們省了不少時間,還節(jié)約了差旅費用?!?0月14日,在國網(wǎng)四川省電力公司供應(yīng)商服務(wù)大廳辦理物資結(jié)算業(yè)務(wù)的西安西電高壓開關(guān)有限公司供應(yīng)商這樣評價該大廳的物資結(jié)算工作。
4月份,國網(wǎng)四川省電力公司物資分公司將“川電e物資”APP與財務(wù)機器人結(jié)合,構(gòu)建了“電e付”物資采購合同全流程智能結(jié)算管理模式,并在國網(wǎng)四川電力各單位中全面推行,通過協(xié)調(diào)應(yīng)用多項信息化成果實現(xiàn)了合同結(jié)算業(yè)務(wù)全程數(shù)字化、智能化辦理。據(jù)統(tǒng)計,四川電力物資公司“電e付”物資采購合同全流程智能結(jié)算管理模式實行以來,物資結(jié)算效率比未使用前提升了7倍,企業(yè)的人力成本縮減為原來的三分之一。
應(yīng)用結(jié)構(gòu)化電子結(jié)算單據(jù)簽章,實現(xiàn)零跑腿辦理結(jié)算單據(jù)
2019年起,四川電力物資公司研發(fā)并上線了基于移動端電子簽章及智能結(jié)算系統(tǒng)的“川電e物資”APP,于當年8月在國網(wǎng)四川電力首批8家單位試運行。“川電e物資”APP電子簽章過程使用國家級權(quán)威安全認證機構(gòu)中國金融認證中心(CFCA)頒發(fā)的加密數(shù)字證書,實現(xiàn)授權(quán)管理、跨部門協(xié)同、功能優(yōu)化、數(shù)字證書采購等系統(tǒng)應(yīng)用。
供應(yīng)商、內(nèi)部用戶可應(yīng)用“川電e物資”APP錄入物資現(xiàn)場驗收、投運、質(zhì)保信息,實施相關(guān)單據(jù)電子簽章。結(jié)構(gòu)化的電子結(jié)算單據(jù)簽章在“川電e物資”APP流轉(zhuǎn),可以規(guī)避文件被人為篡改的風險,確保結(jié)算電子單據(jù)的法律效力,還無需人工驗審,節(jié)省人力。
“川電e物資”APP一方面方便了供應(yīng)商,可做到貨物隨到、隨驗、隨簽;另一方面,幫助四川電力物資公司避免由于單據(jù)辦理不規(guī)范造成的結(jié)算退單,甚至審計風險,助力企業(yè)經(jīng)營質(zhì)效和服務(wù)質(zhì)量雙提升。結(jié)構(gòu)化電子結(jié)算單據(jù)簽章經(jīng)過推廣、應(yīng)用,平均每年幫助合同供應(yīng)商節(jié)約差旅成本3600余萬元。
9月14日,思源電氣股份有限公司供應(yīng)商在國網(wǎng)四川電力供應(yīng)商服務(wù)大廳辦完業(yè)務(wù)后對工作人員說:“‘川電e物資’APP可以和驗收同步簽章,過去三年里幫我們節(jié)省了近24萬元的差旅費,也讓我們省了不少心。”目前,結(jié)構(gòu)化電子結(jié)算單據(jù)簽章已成為四川電力物資公司結(jié)算業(yè)務(wù)提質(zhì)增效、營商環(huán)境優(yōu)化工作中的重要一環(huán)。
財務(wù)機器人智能收取、驗審發(fā)票,實現(xiàn)零誤差發(fā)票驗收
結(jié)構(gòu)化電子結(jié)算單據(jù)簽章的應(yīng)用,可大幅提升物資收貨效率。但在結(jié)算階段,供應(yīng)商仍需攜帶發(fā)票及相關(guān)佐證材料前往供應(yīng)商服務(wù)大廳進行人工驗審。2020年12月份,四川電力物資公司上線了財務(wù)機器人。財務(wù)機器人上線后,供應(yīng)商只需攜帶身份證到大廳中財務(wù)機器人前辦理,2分鐘內(nèi)即可自動完成發(fā)票、入庫單、到貨驗收單匹配驗審,并取得相應(yīng)交票憑證。
“以前,供應(yīng)商每次排隊遞交發(fā)票后,我們都需要反復(fù)核驗合同、入庫單及到貨驗收單上的信息與發(fā)票是否一致。人工審核不僅耗費時間,還難免會出現(xiàn)紕漏?!眹W(wǎng)四川電力供應(yīng)商服務(wù)大廳工作人員說,“財務(wù)機器人上線不僅可以驗審發(fā)票,還可以準確記錄發(fā)票遞交信息。以往與財務(wù)人員交接時還需手工錄入信息,現(xiàn)在單據(jù)信息都實現(xiàn)了線上流轉(zhuǎn),工作質(zhì)效大幅提升?!?/p>
財務(wù)機器人的使用不僅提高了發(fā)票驗收等工作的效率,還保證了單據(jù)的有效性、正確性,方便又快捷。
四川電力物資公司充分利用財務(wù)機器人建設(shè)成果,供應(yīng)商遞交的發(fā)票最多兩個工作日即可處理完成,減輕了基層員工負擔,還為省公司、各地市公司季度、年度投資計劃按期完成提供了數(shù)據(jù)保障。
資金計劃自動發(fā)起并流轉(zhuǎn),實現(xiàn)零延遲資金支付
資金及時支付是結(jié)算業(yè)務(wù)中供應(yīng)商最關(guān)心的問題之一。財務(wù)機器人上線后,資金計劃提報流程由原各地市公司手動創(chuàng)建優(yōu)化為機器人批量自動創(chuàng)建后推送至各地市公司確認,提報時長從過去的平均8個工作日縮短為1個工作日,資金支付周期明顯縮短。
四川電力物資公司抓住數(shù)字化轉(zhuǎn)型升級契機,利用前期結(jié)構(gòu)化電子結(jié)算單據(jù)簽章工作的基礎(chǔ),進一步集成“川電e物資”APP與財務(wù)機器人系統(tǒng),實現(xiàn)“電e付”物資采購合同全流程智能結(jié)算管理模式。該模式改善了物資合同結(jié)算耗時長、效率低的問題,實現(xiàn)了物資合同簽約結(jié)算零跑辦,供應(yīng)商零差旅、業(yè)務(wù)介質(zhì)零耗紙,信息傳遞零差錯,推動管理質(zhì)效顯著提升。
8月19日,資陽供電公司物資合同專責卿岑在企業(yè)資源計劃系統(tǒng)內(nèi)查看了財務(wù)機器人自動推送的本月需付款全部項目后,在系統(tǒng)里點擊“確認發(fā)起資金計劃”按鈕,完成了這個月的資金計劃提報工作。
在“電e付”物資采購合同全流程智能結(jié)算管理模式中,四川電力物資公司還以供應(yīng)鏈運營平臺為抓手構(gòu)建了監(jiān)控預(yù)警體系。該公司供應(yīng)鏈運營中心專責何佩玲在供應(yīng)鏈運營平臺看到了8月份所有應(yīng)付未付數(shù)據(jù),通知業(yè)務(wù)部門一鍵點擊預(yù)警下發(fā),提醒全省物資管理人員“應(yīng)付盡付”。她介紹:“供應(yīng)鏈運營平臺對到貨款付款情況等5個關(guān)鍵節(jié)點進行監(jiān)控預(yù)警,確保全供應(yīng)鏈業(yè)務(wù)高效、合規(guī),實現(xiàn)了關(guān)鍵節(jié)點的閉環(huán)管控。”
四川電力物資公司將進一步拓展“川電e物資”APP系統(tǒng)模塊功能,開發(fā)增值高級查詢功能以及探索服務(wù)類供應(yīng)商結(jié)算模式;利用大數(shù)據(jù)優(yōu)勢、智慧供應(yīng)鏈建設(shè)階段性成果,持續(xù)推進數(shù)字化轉(zhuǎn)型,提高國網(wǎng)四川電力物資供應(yīng)鏈運營水平。
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