曾作為政工部工作人員，雖平時(shí)工作中會(huì)涉及到檔案管理方面相關(guān)內(nèi)容，但自己仍覺對(duì)檔案工作知之甚少，甚至曾經(jīng)還認(rèn)為“檔案只是專職檔案管理人員的事情”。在參加了公司每年組織的檔案管理知識(shí)的學(xué)習(xí)和宣傳后，我對(duì)檔案管理才有了深入的理解和認(rèn)識(shí)。

檔案管理真的重要嗎？

帶著疑問，我查閱并學(xué)習(xí)了有關(guān)資料?！皺n案的定義是直接形成的歷史紀(jì)錄，我國(guó)古代的檔案，在各個(gè)朝代有著不同的稱謂。商代稱為“冊(cè)”，周代叫做“中”，秦漢稱作“典籍”，漢魏以后謂之“文書”、“文案”、“案牘”、“案卷”、“簿書”，清代以后多用“檔案”，今統(tǒng)一稱作“檔案”?！笨梢姍n案在我國(guó)已有幾千的歷史，是傳承文化、知識(shí)、政治、史實(shí)的重要載體和形式。

在我國(guó)“1988年1月1日實(shí)施的《中華人民共和國(guó)檔案法》誕生后，對(duì)檔案的定義有了一個(gè)比較一致的認(rèn)識(shí)基礎(chǔ)。檔案的最新定義是：“檔案是組織或個(gè)人在以往的社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中直接形成的清晰的、確定的、具有完整記錄作用的固化信息?！睓n案具有形成者、查考價(jià)值、載體和形式的多樣性三個(gè)基本要素。檔案作為原始記錄具有其可靠性，歷史學(xué)家稱其為“沒有摻過水的史料”，因?yàn)樗窃谌藗兩鐣?huì)實(shí)踐活動(dòng)中直接形成的，所以能客觀記錄歷史情況，保留了最真切的痕跡，反映出最確鑿的真憑實(shí)據(jù)，比其他資料來(lái)源可靠。同時(shí)，檔案作為一種歷史記錄，不僅具有憑證的作用，還具有廣泛的參考作用，“察往知來(lái)，視茲故帙”是對(duì)檔案工作的高度概括。可見做好檔案工作是件功在當(dāng)代、利在千秋的重要事業(yè)。它與人類文明的產(chǎn)生、發(fā)展相輔相成，并隨著社會(huì)文明程度的提高和對(duì)檔案利用需求的增長(zhǎng)，越來(lái)越深入的滲入到人們的生活活動(dòng)的各個(gè)方面。

通過學(xué)習(xí)了解，我對(duì)檔案管理工作有了更為廣泛的認(rèn)識(shí)，同時(shí)也體會(huì)到檔案管理工作的重要的意義與價(jià)值。

檔案管理工作初緣和歷練

回憶初次接觸檔案工作時(shí)，因?yàn)閷?duì)它的不了解，我并沒有覺得這項(xiàng)工作有多重要，甚至因?yàn)檎碣Y料耗時(shí)、歸檔程序繁復(fù)而對(duì)它充滿嫌惡之情。由于我廠是新廠新機(jī)制，政工部兼顧了黨務(wù)宣傳、工會(huì)、女工、團(tuán)青、紀(jì)檢、效能監(jiān)察、審計(jì)、企業(yè)文明建設(shè)等多項(xiàng)工作內(nèi)容，屬于多部門合署辦公，部門工作事務(wù)多而雜加之人員精編，繁忙時(shí)常會(huì)有分身無(wú)術(shù)的感覺。在身兼工會(huì)專職、內(nèi)宣專職、部門安全員等數(shù)個(gè)職務(wù)后，當(dāng)主任再讓我擔(dān)起部門檔案管理員這一職責(zé)時(shí)，當(dāng)時(shí)我心里是百般的不愿意。主任對(duì)我說，“小張，檔案管理是一項(xiàng)細(xì)致而需要耐心的工作，而你作為部門唯一的女員工，還有誰(shuí)比你更合適呢？你是覺得自己挑不起這個(gè)擔(dān)子么？”面對(duì)領(lǐng)導(dǎo)這番半褒半貶的說辭和挑釁的眼神，我竟不自覺的答應(yīng)下來(lái)。

誰(shuí)曾想到，接下來(lái)的工作量之大著實(shí)讓我后悔和頭痛。當(dāng)上面各級(jí)單位的文件像雪片一樣向我的郵箱飛過來(lái)時(shí)，我經(jīng)常是見縫插針、忙里偷閑似的的收文、發(fā)文、登記、編號(hào)、走領(lǐng)導(dǎo)會(huì)簽程序、收集上報(bào)材料、歸檔，僅一年經(jīng)我的手收到的政工口文件就有260多份。年底我抱著那厚厚的幾堆文件去公司檔案室移交文件時(shí)，滿滿的成就感油然而生，但當(dāng)檔案管理員小沈?qū)?0%的文件審核完退回給我時(shí)，我傻眼了！小沈拿著問題清單向我娓娓道來(lái)：“這份文件缺了匯報(bào)材料、這份文件是特急的登記時(shí)要注明、這份文件裝訂順序不對(duì)、這份上報(bào)材料不齊全……?！蓖呛窈竦囊豁潮淮蚧匾幚淼奈募?，我欲哭無(wú)淚、心情沮喪至極。但與此同時(shí)，也十分欽佩小沈的細(xì)心與負(fù)責(zé)，要知道，她那里歸檔了全公司諸多的文件影像資料，工作量可是我的好幾倍?。《覐乃赋龅膯栴}，我發(fā)現(xiàn)每一份文件她都有細(xì)細(xì)的翻看查閱。懷著的復(fù)雜的心情，我開始奔走于部門各辦公室，找黨建專職、紀(jì)檢專職、團(tuán)青專職討要未附全的各種材料，盡管惹來(lái)了同事們的不理解和陣陣抱怨，但我仍加班到凌晨?jī)牲c(diǎn)多鐘才將事情處理完畢。

檔案管理工作收獲和樂趣

擔(dān)任部門檔案管理員的第二年，我開始吸取以往的教訓(xùn)，在小沈的建議和幫助下下，我們制作了《文書檔案移交清單》EXCEL表格，相當(dāng)于電子目錄，包含了收文日期、來(lái)文單位、文號(hào)、密急、內(nèi)容摘要、電子和紙質(zhì)版份數(shù)、辦理人名字、匯報(bào)材料完成日期、完成情況等項(xiàng)目。來(lái)文后和歸檔時(shí)逐項(xiàng)進(jìn)行登記，文件及匯報(bào)材料的歸檔完成情況一目了然，并且建立文件夾將電子文件資料分類打包，比起以往慣用的紙張版登記本，這樣查閱起來(lái)又方便又有效率。由于登記了辦理人名字、有無(wú)匯報(bào)材料、完成日期等信息，在文件歸檔時(shí)，我能及時(shí)掌握文件完成情況，督促辦理人附上電子版和紙張版匯報(bào)材料，并不厭其煩的跟他們講相關(guān)要求，比如蓋章要求、材料格式等。久而久之，部門其他同事也對(duì)文件歸檔的相關(guān)要求有了一定了解，由不規(guī)范到規(guī)范、由催促交材料到自覺附上材料，個(gè)中的辛酸與成就只有從事過這項(xiàng)工作的人才能體會(huì)的到。對(duì)于新聞圖片和影音資料的整理和歸檔，我也借鑒于此經(jīng)驗(yàn)，感覺工作效率提高了很多，而且到年底再次向檔案室移交部門資料時(shí)，一次便通過了審核要求，此項(xiàng)工作也得到了領(lǐng)導(dǎo)的肯定。

為了把這項(xiàng)工作做好，我不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，思索如何將工作做得更好，比如我發(fā)現(xiàn)紙質(zhì)版文件走的流程慢影響落實(shí)效率時(shí)，我便將黨建、工會(huì)不同口徑的電子版文件先發(fā)給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和工作人員及時(shí)處理；發(fā)現(xiàn)因工作忙延誤看郵箱收文的問題后，我下載了foxmail軟件，即時(shí)提醒查收文件。能力的提高贏得了同事們的信任，“小張，幫我查下示范班組相關(guān)文件”、“小張，能幫我查下某某領(lǐng)導(dǎo)上月來(lái)公司視察的圖片么?”……“好嘞！”每當(dāng)同事呼聲響起時(shí)，我總是很愉快答應(yīng)，因?yàn)槲抑恍璺址昼娋涂梢詭退麄冋页隽诵枰奈募?，同時(shí)也換來(lái)了他們贊賞的眼神和助人的快樂。

檔案工作的領(lǐng)會(huì)和感悟

在經(jīng)歷了數(shù)年的工作歷練后，我越發(fā)深刻的領(lǐng)會(huì)到檔案工作的重要性，這是由態(tài)度的轉(zhuǎn)變到工作習(xí)慣的改變，是由被動(dòng)的適應(yīng)到主動(dòng)作為的改變。當(dāng)財(cái)務(wù)審計(jì)時(shí)，查看新舊制度交替時(shí)段的某些執(zhí)行條款是否合規(guī)，這時(shí)新制度發(fā)文時(shí)間就是審計(jì)的關(guān)鍵點(diǎn)，所以制度修訂后及時(shí)走正規(guī)發(fā)文程序并公示和歸檔尤為重要，當(dāng)你提供不出證明文件而百口莫辯時(shí)，才能體會(huì)到深深的無(wú)奈！當(dāng)設(shè)備損壞后，想請(qǐng)廠家維修、想找保險(xiǎn)公司索賠時(shí)，卻因找不到相關(guān)合同而給公司造成巨額損失時(shí)，那是多么的令人懊惱??！當(dāng)設(shè)備異動(dòng)改造后，圖紙和文字資料如果未及時(shí)歸檔，隨著時(shí)間推移和人員調(diào)動(dòng)情況的發(fā)生，就會(huì)導(dǎo)致設(shè)備的最新概況無(wú)從查詢，影響整個(gè)維修項(xiàng)目的進(jìn)度。當(dāng)企業(yè)想提干選優(yōu)時(shí)，黨員和員工的信息資料是重要的參考依據(jù)，學(xué)習(xí)軌跡、工作經(jīng)歷、榮譽(yù)獎(jiǎng)懲等一一在檔案里得到體現(xiàn)，如果人資部、黨支部的平時(shí)的檔案管理不到位，導(dǎo)致相關(guān)材料遺失或資料不全，將直接影響到人才的提拔資格，甚至影響到企業(yè)人才隊(duì)伍的穩(wěn)定。我逐漸認(rèn)識(shí)到檔案管理是一個(gè)系統(tǒng)的、規(guī)范的、日積月累的細(xì)致工作，也只有靠平時(shí)把檔案工作做到位了，才能做到遇事時(shí)臨危不亂。同時(shí)也深刻認(rèn)識(shí)到：這是一項(xiàng)需要公司各部門共同重視和協(xié)作才能完成好的工作。如今，很多同事也會(huì)和當(dāng)初的我一樣，會(huì)因?yàn)閷?duì)檔案工作的不了解、程序的繁復(fù)而厭惡，甚至把氣撒到檔案管理員的身上，但可喜的是檔案管理員們深知這項(xiàng)工作的意義和重要，默默堅(jiān)守著這份職責(zé)，檔案管理工作歷次得到上級(jí)單位的贊揚(yáng)。

在我擔(dān)任了近十年的部門檔案管理聯(lián)絡(luò)員工作后，隨著經(jīng)驗(yàn)和方法的不斷積累，我對(duì)文件、影像資料等檔案管理工作有了駕輕就熟的感覺，工作成效也有了質(zhì)的飛躍，俗話說“堅(jiān)持把一件小事做到極致就會(huì)成為專家?！睓n案管理看起來(lái)是一項(xiàng)簡(jiǎn)單、平凡的工作，但同時(shí)也是一項(xiàng)極需耐心和富有挑戰(zhàn)的工作。通過從事這項(xiàng)工作，我學(xué)習(xí)到很多經(jīng)驗(yàn)、收獲了很多知識(shí)，同時(shí)也意識(shí)到要把平凡的工作保質(zhì)保量做好，是需要開動(dòng)腦筋和努力實(shí)踐的，方法總會(huì)比問題多！隨著工作效率和工作水平的不斷提升，現(xiàn)在，我越來(lái)越喜愛這項(xiàng)“額外”的工作，也享受著這繁復(fù)而又有意義的工作過程給我?guī)?lái)的快樂。