中國(guó)電力網(wǎng)訊 包頭供電局客服中心是受理客戶(hù)報(bào)裝用電的單位,檔案室已經(jīng)存放了近二十年的客戶(hù)報(bào)裝資料,已經(jīng)形成資料過(guò)多無(wú)法存放的局面。2019年客服中心蒲公英創(chuàng)新工作室開(kāi)發(fā)一套電子檔案管理系統(tǒng)及檔案資料自動(dòng)化掃描編碼系統(tǒng),作為當(dāng)年的創(chuàng)新項(xiàng)目,將檔案室現(xiàn)存的報(bào)裝資料全部數(shù)字化,可節(jié)省報(bào)裝資料的存放空間,有利于資料的長(zhǎng)時(shí)間保存,同時(shí)大幅提高資料查詢(xún)的效率,更便于資料的閱覽。
電子檔案管理系統(tǒng)放置在蒲公英創(chuàng)新工作室,配置高速掃描儀和電腦,可以對(duì)現(xiàn)存的紙質(zhì)資料進(jìn)行快速掃描,同時(shí)通過(guò)管理系統(tǒng)自動(dòng)將掃描生產(chǎn)的數(shù)字化文件進(jìn)行編碼,儲(chǔ)存在觸摸電腦內(nèi),并利用觸摸屏的方式以便于對(duì)存檔資料的查詢(xún)與瀏覽。利用資料自動(dòng)化掃描編碼系統(tǒng),可自動(dòng)將紙質(zhì)資料掃描成數(shù)字化的影像資料,并且自動(dòng)編碼后存入檔案管理系統(tǒng),相關(guān)人員可以通過(guò)該系統(tǒng)快捷地檢索瀏覽報(bào)裝資料。電子檔案管理系統(tǒng)有效解決傳統(tǒng)檔案保管過(guò)程中存在的防火、防潮等一系列問(wèn)題,對(duì)報(bào)裝資料無(wú)限期保存,并且可以節(jié)省存放空間,緩解辦公場(chǎng)地不足的矛盾。按照平均每年報(bào)裝1500戶(hù),每份20頁(yè)資料計(jì)算,每年可節(jié)省紙張3萬(wàn)余張,節(jié)省報(bào)裝資料打印、復(fù)印等費(fèi)用,每年節(jié)約費(fèi)用均在萬(wàn)元以上。通過(guò)一年的運(yùn)行,現(xiàn)已將2006年--2018年報(bào)裝工單進(jìn)行了掃描,錄入業(yè)務(wù)工單兩萬(wàn)多份,將近40萬(wàn)頁(yè)的資料,充分發(fā)揮了預(yù)期的效果。
主辦單位:中國(guó)電力發(fā)展促進(jìn)會(huì)
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